Politique de confidentialité

Qui est concerné

Cette politique s'adresse aux personnes dont BACKWORKS traite les données : les utilisateurs du logiciel (les équipes des entreprises clientes et de BACKWORKS) et les personnes qui déposent des documents, consultent leur espace ou signent à distance à l'invitation d'une entreprise cliente.

L'identité de l'éditeur figure dans les mentions légales.

Deux rôles différents

BACKWORKS est responsable des traitements liés au fonctionnement de son service : comptes utilisateurs, sécurité, facturation, support et formation.

Pour les données des clients de ses clients (particuliers et entreprises dont un dossier de travaux est monté dans le logiciel), c'est l'entreprise qui utilise BACKWORKS qui est responsable du traitement. BACKWORKS agit alors pour son compte, comme sous-traitant, dans le cadre d'un accord de traitement des données annexé à ses CGV.

Vous êtes client d'une entreprise qui utilise BACKWORKS

L'entreprise qui monte votre dossier (pompe à chaleur, isolation, chauffe-eau…) utilise BACKWORKS pour gérer vos documents, calculer vos aides (CEE, MaPrimeRénov', EDF Agir+), établir vos devis et factures, planifier l'intervention et recueillir vos signatures.

Les données concernées peuvent être : votre identité et vos coordonnées, l'adresse du chantier, votre avis d'imposition (revenu fiscal de référence, composition du foyer), vos factures d'énergie, les photos du chantier, votre signature.

C'est cette entreprise qui décide de ce traitement, de sa durée et des organismes à qui votre dossier est transmis (obligé ou délégataire CEE, Agence nationale de l'habitat, EDF). Pour exercer vos droits, adressez-vous d'abord à elle ; si vous écrivez à BACKWORKS, votre demande lui sera transmise.

Sauf instruction différente de cette entreprise, vos données sont conservées :

• simple estimation, sans devis : quatre-vingt-dix jours ;
• demande restée sans suite (devis refusé, projet abandonné) : trois ans après le dernier contact ; votre avis d'imposition et vos pièces d'identité, eux, un an après le dernier contact ;
• dossier déposé auprès d'un organisme (CEE, EDF Agir+, MaPrimeRénov'), avec ses pièces, photos et documents : six ans après le dépôt, durée de contrôle des dossiers d'aide ; [À valider : durée applicable à MaPrimeRénov'.]
• devis signés, factures et reçus : dix ans (article L123-22 du Code de commerce) ; contrat d'entretien : cinq ans après sa fin ;
• texte lu automatiquement sur un document : trois mois après la lecture ; seules restent les informations que l'entreprise a vérifiées ;
• votre signature : la pression et le rythme de votre tracé sont effacés une fois le dossier terminé, et au plus tard un an après la signature ; le dessin de la signature reste sur le document signé ;
• liens d'accès (dépôt de documents, espace client, signature) : trois mois après leur expiration.

Vos données sont hébergées dans l'Union européenne. [À valider : vrai une fois la base déménagée à Paris, avant le premier client réel.]

Ce que BACKWORKS traite pour son propre compte

• Comptes utilisateurs : nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone, rôle, entreprise. Base : exécution du contrat. Durée : celle du contrat ; les comptes sont supprimés avec l'entreprise cliente.
• Sécurité et traçabilité : journal des actions sensibles, sessions d'assistance où BACKWORKS consulte le logiciel « comme » une entreprise cliente (chaque modification y est journalisée), acceptation des conditions (date, adresse IP, navigateur). Base : intérêt légitime (sécurité du service, preuve). Durée : un an ; les preuves d'acceptation des conditions, elles, pendant la durée du contrat puis cinq ans (article L110-4 du Code de commerce).
• Suivi d'usage : date de dernière activité, modules utilisés, pour accompagner les entreprises clientes. Base : intérêt légitime. Durée : celle du contrat ; la date est écrasée, aucun historique n'est gardé.
• Support et formation : messages et pièces jointes des demandes d'assistance, consultation des tutoriels. Base : exécution du contrat. Durée : douze mois après la clôture de la demande pour les messages et pièces jointes ; celle du contrat pour les tutoriels consultés.
• Facturation : factures émises aux entreprises clientes, identité de facturation. Base : obligation légale. Durée : dix ans (article L123-22 du Code de commerce).

Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. BACKWORKS fait appel à :

• Supabase (base de données, authentification, fichiers) — [À valider : région Union européenne (Paris) en production].
• Vercel (hébergement de l'application) — États-Unis, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Resend (envoi des e-mails : accès, factures, notifications) — États-Unis, mêmes garanties.
• Mistral AI (lecture automatique des documents déposés) — France, Union européenne. Les documents ne servent pas à entraîner ses modèles. [À valider : offre payante souscrite avant le premier document réel.]
• Base Adresse Nationale (géolocalisation des adresses de chantier) — service de l'État français.
• OpenStreetMap (fonds de carte) — votre adresse IP est transmise à la Fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni, pays reconnu adéquat) à l'affichage d'une carte.

Cookies

BACKWORKS n'utilise ni cookie publicitaire ni mesure d'audience. Les seuls cookies déposés sont nécessaires au service : maintien de la connexion, option « Se souvenir de moi », session d'assistance BACKWORKS. Le navigateur garde aussi, sur l'appareil, des préférences d'affichage et, pour les techniciens, les données de leurs interventions afin de travailler hors connexion. [À définir : effacement de ces données à la déconnexion, prévu mais pas encore en place.] Ces éléments ne demandent pas de consentement.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Pour les exercer, écrivez à l'adresse indiquée dans les mentions légales ; une réponse vous est apportée sous un mois.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Sécurité

Échanges chiffrés, accès aux documents par liens temporaires, cloisonnement strict des données de chaque entreprise cliente, journalisation des modifications faites par BACKWORKS dans les comptes de ses clients. Une violation de données est notifiée dans les conditions prévues par le RGPD.

Modifications

Cette politique peut évoluer ; la date de version figure en tête de page.