Conditions générales de vente

Objet et parties

Les présentes conditions régissent l'abonnement au logiciel BACKWORKS souscrit par une entreprise (le « Client ») auprès de l'éditeur identifié dans les mentions légales (« BACKWORKS »). Elles s'appliquent entre professionnels. Le Client les accepte, par la voix de l'un de ses administrateurs, avant toute utilisation ; elles prévalent sur ses propres conditions d'achat.

Le service

BACKWORKS met à disposition du Client, en ligne, un logiciel de gestion des dossiers de rénovation énergétique et de leurs aides (CEE, MaPrimeRénov', EDF Agir+) : clients, pièces, calcul des primes, devis, planification, interventions, facturation, export des dossiers. Le périmètre exact dépend de la formule souscrite.

Service optionnel : la revue qualité des dossiers par BACKWORKS avant dépôt, à la demande du Client. Elle ne transfère pas à BACKWORKS la responsabilité du dossier : le Client reste seul déposant et seul responsable de son contenu, et peut toujours déposer sans attendre la revue.

Durée et résiliation

[À définir : abonnement sans engagement, reconduit chaque mois — ou engagement de 12 mois.]

Chaque partie peut résilier l'abonnement par écrit (e-mail) moyennant un préavis de [À définir : un mois], qui ne peut excéder deux mois. La résiliation prend effet à la fin du préavis ; commence alors la période de fin de contrat décrite plus bas.

BACKWORKS peut suspendre l'accès en cas de défaut de paiement persistant, après une relance restée sans effet pendant quinze jours [À valider : délai] ; les données sont conservées pendant la suspension.

Prix

Les prix sont ceux de la formule souscrite, communiqués au Client avant la souscription : abonnement mensuel et, selon les cas, rémunération par dossier (revue qualité, dossiers EDF Agir+ ou MaPrimeRénov'). Ils s'entendent hors taxes ; la TVA applicable est celle du territoire du Client.

BACKWORKS peut faire évoluer ses prix en prévenant le Client au moins un mois à l'avance ; le Client qui les refuse peut résilier sans frais avant leur entrée en vigueur.

Facturation et paiement

Les factures sont émises chaque mois et payables à trente jours, par virement ou prélèvement. Tout retard entraîne, de plein droit, des pénalités au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points, et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L441-10 du Code de commerce).

Obligations de BACKWORKS

BACKWORKS fournit le service avec diligence, selon les règles de l'art, au titre d'une obligation de moyens. Il assure la maintenance, la sécurité et la mise à jour du référentiel réglementaire, et répond aux demandes d'assistance adressées depuis le logiciel. [À définir : délais de réponse du support, disponibilité visée, sauvegardes (durée de rétention).]

Obligations du Client

Le Client utilise le service conformément aux CGU, les fait respecter par ses utilisateurs, paie le prix, et reste seul responsable des données qu'il saisit, des dossiers qu'il monte et de ce qu'il transmet aux organismes financeurs. Il vérifie les résultats des outils d'aide (lecture automatique, calculs) avant de s'en servir.

Prospection : le Client garantit que les coordonnées de prospects qu'il importe ou saisit dans le logiciel ont été collectées de manière licite et qu'il détient, avant tout démarchage téléphonique ou électronique, le consentement exigé par la loi des personnes concernées. Il en conserve lui-même la preuve. BACKWORKS ne vérifie pas le contenu de ces fichiers et ne démarche personne pour le compte du Client. [À valider : clause de garantie sur le démarchage.]

Responsabilité

La responsabilité de BACKWORKS ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée. Elle est limitée, tous préjudices confondus, aux sommes payées par le Client au titre du service au cours des douze mois précédant le fait générateur. [À valider : plafond.]

Sont exclus les dommages indirects : perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou de primes, refus d'un dossier par un organisme financeur, atteinte à l'image. Ces limites ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle, ni aux dommages corporels.

Données du Client

Les données saisies et les documents déposés appartiennent au Client. Pour les données personnelles qu'il traite dans le logiciel, le Client est responsable du traitement et BACKWORKS son sous-traitant, dans les conditions de l'annexe ci-dessous.

Fin du contrat : réversibilité et suppression

À la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause :

• le service reste accessible pendant une période de transition de trente jours, pendant laquelle le Client peut récupérer ses données ;
• sur simple demande, BACKWORKS remet au Client l'export complet de ses données : toutes ses tables au format CSV et tous ses fichiers, rangés par client et par dossier ; le Client dispose d'au moins trente jours pour les récupérer ;
• au choix du Client, BACKWORKS supprime ensuite toutes ses données et lui remet une attestation de suppression ; seules sont conservées l'identité de facturation et les factures émises par BACKWORKS, pendant dix ans (obligation comptable).

Ces opérations sont sans frais. Le Client reste tenu de conserver lui-même les pièces que la réglementation lui impose (notamment six ans pour les dossiers CEE déposés, dix ans pour ses factures) : c'est l'objet de l'export.

Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations de l'autre dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, pendant sa durée et deux ans après.

Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Modification des conditions

BACKWORKS peut faire évoluer les présentes conditions ; la nouvelle version est présentée à un administrateur du Client à sa connexion suivante et s'applique une fois acceptée. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais.

Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit français. À défaut d'accord amiable, tout litige relève du tribunal de commerce de [À définir : Fort-de-France].

Annexe — Accord de traitement des données (article 28 du RGPD)

Cette annexe fait partie des CGV. Le Client y est le « responsable du traitement », BACKWORKS le « sous-traitant ».

1. Objet du traitement

Le traitement consiste à héberger, organiser, calculer, mettre en forme, transmettre sur instruction et restituer les données que le Client saisit ou fait déposer dans le logiciel, pour la gestion de ses dossiers de rénovation énergétique, pendant la durée du contrat.

Personnes concernées : les clients du Client (particuliers et représentants d'entreprises), ses utilisateurs, ses sous-traitants.

Données : identité et coordonnées, adresse du chantier, données fiscales (revenu fiscal de référence, composition du foyer, avis d'imposition), factures d'énergie, documents et photos de chantier, signatures, position des techniciens au démarrage d'une intervention.

2. Instructions

BACKWORKS ne traite les données que sur instruction documentée du Client — le fonctionnement du logiciel tel que le Client le paramètre et l'utilise vaut instruction — et l'informe si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.

3. Confidentialité

Les personnes autorisées à accéder aux données chez BACKWORKS sont soumises à une obligation de confidentialité. BACKWORKS ne consulte le compte du Client que pour l'assistance, la sécurité du service ou la revue qualité qu'il a demandée. Toute session d'assistance de BACKWORKS dans le compte du Client est journalisée : son ouverture, sa fermeture et chaque modification faite ; les consultations faites pendant la session ne sont pas détaillées une à une.

4. Sécurité

BACKWORKS met en œuvre des mesures adaptées au risque : chiffrement des échanges, cloisonnement des données de chaque client, accès aux documents par liens temporaires, droits d'accès par rôle, journalisation. [À définir : sauvegardes et leur durée de rétention, à préciser au passage sur l'offre d'hébergement payante.]

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité (hébergement, base de données, envoi d'e-mails, lecture automatique des documents). BACKWORKS informe le Client de tout changement prévu au moins trente jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer en résiliant. BACKWORKS impose à ses sous-traitants les mêmes obligations et reste responsable de leur respect.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Les données du Client sont hébergées dans l'Union européenne. [À valider : Paris, après déménagement.] Tout transfert vers un pays tiers est encadré par une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Assistance au Client

BACKWORKS aide le Client, par les fonctions du logiciel ou sur demande, à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes, à réaliser une analyse d'impact le cas échéant et à satisfaire à ses propres obligations de sécurité.

8. Violation de données

BACKWORKS notifie au Client toute violation de données personnelles dans un délai de 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à la CNIL.

9. Durées de conservation

Sauf instruction différente du Client, le logiciel conserve les données :

• estimation sans devis : quatre-vingt-dix jours ;
• prospect ou client sans dossier abouti : trois ans après le dernier contact ; ses pièces fiscales et d'identité : un an après le dernier contact ;
• dossier déposé (CEE, EDF Agir+, MaPrimeRénov'), avec ses pièces, photos et documents : six ans après le dépôt ; [À valider : durée applicable à MaPrimeRénov'.]
• devis signés, factures et reçus : dix ans ; contrats d'entretien : cinq ans après leur fin ;
• texte brut issu de la lecture automatique d'un document : trois mois après la lecture, les informations vérifiées par le Client restant au dossier ;
• signatures recueillies dans le logiciel : la pression et le rythme du tracé sont effacés à la clôture du dossier (client réglé et primes reçues) ou à la fin du contrat d'entretien, et au plus tard un an après la signature ; le dessin de la signature et le document signé restent, pour la durée du document ;
• liens d'accès expirés (dépôt, espace client, signature) : trois mois ; notifications : douze mois ;
• données enregistrées sur l'appareil des techniciens pour le travail hors connexion : effacées à la déconnexion. [À définir : effacement prévu, pas encore en place.]

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées. [À définir : suppression automatique à mettre en place avant l'échéance de la première durée.]

10. Fin du traitement

À la fin du contrat, au choix du Client, BACKWORKS restitue toutes les données puis les supprime, ou les supprime directement, et en remet une attestation. Les copies de sauvegarde disparaissent au terme de leur cycle de rotation.

11. Documentation et audit

BACKWORKS met à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations. Le Client peut faire réaliser un audit, à ses frais, par un auditeur tenu au secret, moyennant un préavis de trente jours et au plus une fois par an, sauf violation avérée.